Im selben Takt

Viele KI-Vorhaben werden geplant wie ein Neubau: erst das Fundament, dann die Wände, zuletzt der Einzug. Zuerst entsteht die Technik, dann folgt die Schulung, und irgendwann sollen die Mitarbeitenden die fertige Lösung beziehen. Manche Häuser kehren die Reihenfolge um. Sie beginnen mit Veranstaltungen über die Zukunft der Arbeit, lange bevor es ein Werkzeug gibt, mit dem sich diese Zukunft erproben ließe.

Beide Reihenfolgen haben dieselbe Schwäche. Das eine ohne das andere liefert entweder Technik, die niemand nutzt, oder Schulungen ohne Werkzeug. Die Einführung von KI im Mittelstand ist eine doppelte Transformation: Sie verändert Technologie und Organisation zugleich, und sie gelingt nur, wenn beide im selben Takt vorankommen.

Warum das Nacheinander nicht trägt

Die strikte Abfolge wirkt vernünftig, weil sie Komplexität verringert. Man erledigt eine Sache nach der anderen. Doch bei KI sind Technik und Arbeitsweise keine getrennten Bauteile. Sobald eine Lösung Zugriff auf das ERP erhält und Aufgaben übernimmt, verschieben sich Zuständigkeiten. Wer prüft, was die KI vorbereitet hat? Wer gibt frei? Was geschieht mit der Zeit, die frei wird? Diese Fragen entstehen nicht nach der technischen Umsetzung, sie entstehen mit ihr. Wer sie vertagt, überlässt ihre Beantwortung dem Alltag, und der antwortet selten so, wie es gedacht war.

Stellen Sie sich die Stammdatenpflege eines Handelshauses vor. Eine neue Lösung bündelt Herstellerangaben aus verstreuten Quellen und legt Artikel vollständig an. Technisch ist das sauber gelöst. Organisatorisch aber hat sich die Rolle der Mitarbeiterin, die bisher Artikel von Hand angelegt hat, grundlegend verändert. Aus der Erfasserin wird eine Prüferin. Sie braucht andere Kriterien, andere Rechte im System und eine ehrliche Antwort auf die Frage, welche Aufgaben künftig bei ihr liegen. Wird diese Veränderung nicht mitgestaltet, führt sie bald eine Schattenliste, und die neue Lösung verwaltet einen Datenbestand, dem niemand traut.

Ein alter Befund, doppelt gelesen

Der Sozialpsychologe Kurt Lewin hat Veränderung in Organisationen in drei Phasen beschrieben: Auftauen, Verändern, Stabilisieren. Zuerst muss das Bestehende in Bewegung geraten, dann entsteht das Neue, schließlich muss es sich festigen, damit es nicht in den alten Zustand zurückfällt. Das Modell ist Jahrzehnte alt. Für KI-Vorhaben ist es dennoch erstaunlich aktuell, wenn man es doppelt liest.

Auftauen heißt dann nicht nur, Bereitschaft zu wecken, sondern auch, den Prozess technisch zu durchdringen: welche Daten wo liegen, welche Schritte Zeit kosten, wo Fehler entstehen. Verändern heißt, die Lösung zu bauen und zugleich die Abläufe, Rollen und Freigaben neu zu ordnen, in die sie sich einfügt. Stabilisieren heißt, die Lösung im Betrieb zu überwachen und weiterzuentwickeln, und ebenso, die neue Arbeitsweise in Einarbeitung, Vertretungsregeln und Besprechungen zu verankern. In jeder Phase gibt es eine technische und eine menschliche Aufgabe. Fehlt eine davon, stockt der Übergang in die nächste.

Wer Technik und Organisation nacheinander verändert, verändert am Ende keines von beiden.

Die Delle gehört dazu

Eine zweite Einsicht kommt aus einer ganz anderen Richtung. Die Psychiaterin Elisabeth Kübler-Ross hat beschrieben, wie Menschen mit Sterben und Verlust umgehen: nicht geradlinig, sondern in Phasen, die vom Nicht-wahrhaben-Wollen über Zorn, Verhandeln und Niedergeschlagenheit bis zur Annahme reichen. Später wurde ihr Modell auf Veränderungen in Organisationen übertragen. So entstand die Veränderungskurve: Nach einer Umstellung sinken Zuversicht und Leistung zunächst, bevor sie, wenn der Wandel gelingt, das Ausgangsniveau übertreffen.

Für die Führung eines KI-Vorhabens hat das eine sehr praktische Folge. Die Delle kommt, und sie ist kein Zeichen des Scheiterns. In den ersten Wochen dauert manches länger als zuvor, weil neue Handgriffe noch nicht sitzen und das Vertrauen in die Vorschläge des Systems erst wachsen muss. Wer diese Phase nicht einplant, deutet sie falsch. Dann wird nachgebessert, umgeplant oder stillschweigend zum alten Verfahren zurückgekehrt, und zwar genau in dem Moment, in dem die Kurve zu steigen begänne.

Die doppelte Transformation kann die Delle flacher und kürzer machen. Eine Lösung, die gut in den Prozess eingebettet ist, verlangt weniger Umwege und damit weniger Geduld. Menschen, die an ihr mitgewirkt haben, kennen die Grenzen der Lösung und erschrecken nicht beim ersten Fehler. Technik und Begleitung verkürzen den Tiefpunkt gemeinsam, keine von beiden könnte es allein.

Drei Entscheidungen, die bei der Geschäftsführung liegen

Im selben Takt zu arbeiten, ist zuerst eine Frage der Steuerung, und Steuerung ist Sache der Geschäftsführung. Drei Entscheidungen lassen sich nicht delegieren.

Die erste betrifft den Gegenstand. Beschlossen wird nicht die Anschaffung eines Werkzeugs, sondern die Veränderung eines Ablaufs, mit einem benannten Ziel: schnellere Angebote, verlässlichere Stammdaten, weniger Rückfragen. Wer den Ablauf beschließt, beschließt die Rollen gleich mit.

Die zweite betrifft den Plan. Es gibt einen einzigen Plan, in dem jede technische Etappe ihr organisatorisches Gegenstück hat. Steht die Anbindung an das ERP, steht auch fest, wer die neuen Freigaben verantwortet und wann die Beteiligten mit dem Werkzeug üben. Zwei getrennte Pläne, einer für die Systeme und einer für die Menschen, neigen dazu, auseinanderzulaufen.

Die dritte betrifft das Tempo. Ein Anwendungsfall, der vollständig im Alltag angekommen ist, wiegt mehr als drei, die halb laufen. Wir setzen deshalb Anwendungsfall für Anwendungsfall um, jeweils in zwei bis vier Wochen, und in jedem dieser Abschnitte gehören Schulung, Kommunikation des Wandels und Begleitung bis zur Nutzung zur Umsetzung, nicht in eine spätere Phase.

Ein Takt, zwei Stimmen

Im selben Takt zu arbeiten heißt nicht, dass Technik und Organisation dasselbe tun. In der Musik hält der Takt verschiedene Stimmen zusammen, ohne sie gleich klingen zu lassen. So verstehen wir die doppelte Transformation: Die Systeme und die Menschen haben ihre eigenen Aufgaben, aber sie bewegen sich im selben Maß, und keine Seite wartet auf die andere.

Wenn Sie ein KI-Vorhaben planen oder ein laufendes neu ordnen möchten, sprechen wir gern mit Ihnen darüber, wie sich beide Seiten in Ihrem Haus in einen gemeinsamen Takt bringen lassen.